Fax là gì? Hướng dẫn sử dụng máy Fax và cách gửi tài liệu đơn giản

Fax là gì? Hướng dẫn sử dụng máy Fax và cách gửi tài liệu đơn giản

Máy Fax là một trong những thiết bị không thể thiếu trong các văn phòng của nhiều doanh nghiệp. Máy fax dùng để gửi các văn bản, thông tin cho khách hàng, đối tác trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng của internet, các thiết bị điện tử hiện nay thì máy fax đã không còn được sử dụng phổ biến như ngày trước. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về Fax là gì? Cách sử dụng máy fax qua bài viết dưới đây nhé!

Fax là gì? Giới thiệu về Fax

Fax là gì?

Fax được hiểu đơn giản là điện thư, là kỹ thuật điện tử cho phép người dùng có thể gửi bản sao tài liệu thông qua hệ thống dây dẫn điện. Fax là viết tắt của tiếng LaTin facsimile với fac, nghĩa là tạo và simile là tương tự. Nếu còn chưa hiểu rõ fax là gì thì nói cách khác dễ hiểu hơn, facsimile là tạo ra một phiên bản tương tự bản gốc.

Kỹ thuật này được sáng chế bởi Alexander Bain nhà khoa học nổi tiếng người Anh và nhiều nhà khoa học khác nghiên cứu và phát triển cho đến ngày nay.

Bạn đang xem: Fax là gì? Hướng dẫn sử dụng máy Fax và cách gửi tài liệu đơn giản

Máy fax là gì?

Máy fax là gì mà hầu hết trước đây mọi doanh nghiệp đều cần đến vậy? Máy fax hay máy điện thư là một thiết bị có khả năng rò quét bản gốc, sau đó mã hóa thông tin thành tín hiệu truyền qua hệ thống dây dẫn đến máy ở địa điểm khác. Khi tín hiệu truyền đi, người nhận sẽ tiến hành trao đổi các tín hiệu đó và in ra thành văn bản trên giấy.

 Hiểu một cách đơn giản, máy fax hay còn gọi là máy viễn thông, máy telefax. Đây là thiết bị dùng để gửi tài liệu điện tử thông qua mạng điện thoại. Đường truyền này gọi là “faxes”, nó có thể thực hiện giữa máy tính với máy fax, giữa 2 máy fax hoặc dịch vụ fax trực tuyến được trang bị để gửi và nhận fax.

Fax là gì? Máy fax là gì? Máy fax là phương tiện truyền gửi thông tin phổ biến ở các doanh nghiệp (Ảnh: Internet)

Số fax là gì? Có bao nhiêu số?

Cũng giống số điện thoại, số fax được dùng để xác định và phân biệt thông tin của người dùng, tránh trường hợp gửi sai. Công ty thường gửi số fax của mình cho đối tác để trao đổi các thông tin. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của mỗi cá nhân, mà mỗi người có thể có một hoặc nhiều số fax khác nhau.

Số fax có bao nhiêu số, thì phần lớn các số fax công ty sẽ là chính số điện thoại của doanh nghiệp mình. Do đó, trung bình dãy số fax sẽ bao gồm khoảng 10 con số, ví dụ số fax sẽ có dạng: +84 (8) 24567890.

Số fax là gì? Ví dụ số Fax Hà Nội +84 (4) 24567890- Tra cứu số Fax (Ảnh: Internet)

Gửi fax là gì? Cần lưu ý những gì khi gửi fax?

Gửi fax hay gửi tài liệu là một hoạt động gửi các thông tin cho doanh nghiệp hay đối tác dựa trên số fax mà họ đã cung cấp. Hình thức này giúp bạn có thể gửi thông tin đi một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn rất nhiều so với các hình thức gửi thông thường khác.

Khi sử dụng fax để gửi dữ liệu, cần chú ý các điểm sau:

• Inbox giúp lưu giữ những bản fax đã nhận được.
• Outbox là nơi lưu giữ những bản fax chưa được gửi.
• Send items được dùng để ghi lại những bản fax đã được gửi thành công.
• Không phải máy fax nào cũng in tài liệu lên mặt giấy ngay khi nhận được thông tin. Điều này sẽ phụ thuộc vào cài đặt của người dùng nên các máy fax sẽ khác nhau.
• Ngoài việc sử dụng phần mềm in fax của Windows, người dùng có thể sử dụng phần mềm Word, Excel,… có chức năng in để gửi fax.
• Không sử dụng giấy bị nhàu nát, rách, nhăn, ẩm mốc khi in.
• Không sử dụng giấy đã in một mặt để in Fax
• Không đặt máy fax ở những nơi nhiệt độ cao hoặc ẩm thấp.
• Kiểm tra giấy trước khi in, sử dụng giấy chất lượng tốt để hạn chế việc kẹt giấy trong quá trình in fax
• Thường xuyên kiểm tra, lau chùi máy fax định kỳ.

Công dụng của máy Fax là gì?

Máy Fax là gì và có công dụng như thế nào? Cùng điểm qua những công dụng khác nhau của máy fax dưới đây nhé:

• Máy Fax cho phép người dùng sao chép thông tin dễ dàng chỉ sau vài giây giống như một chiếc máy photocopy.
• Thiết bị này cho phép bạn quét fax trong khi nhận tin fax, in các văn bản từ bộ nhớ khi truyền fax khác.
• Máy in fax giúp việc nhận và gửi tài liệu nhanh chóng, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn sử dụng máy fax làm hình thức liên lạc.
• Máy fax có công dụng chính là in fax. Quá trình in fax có nhiều tùy chọn khác nhau nên độ chính xác, tin cậy cao và tiết kiệm chi phí.

Gửi Fax là gì? Telex fax là gì? Đây là hình thức gửi tin nhắn văn bản điện tử phổ biến thời kỳ hậu Thế chiến II (Ảnh: Internet)

Hướng dẫn cách gửi Fax phổ biến hiện nay

Gửi fax bằng máy tính

Các bước hướng dẫn sau đây thực hiện trên hệ điều hành Windows 10. Nếu sử dụng hệ điều hành khác, lưu ý có thể sẽ có một số điểm khác biệt.

Để thực hiện gửi fax bằng máy tính, bạn cần thực hiện các thao tác như sau:

Bước 1: Trên thanh tác vụ, nhập Fax => chọn Windows Fax and Scan ở hộp tìm kiếm.

Mở Windows Fax and Scan ở hộp tìm kiếm (Ảnh: Internet)

Bước 2: Khi xuất hiện cửa sổ Windows Fax and Scan, nhấn vào Fax bên góc trái màn hình => chọn New Fax.

Bước 2: Chọn New Fax (Ảnh: Internet0

Bước 3: Khi màn hình hiển thị như hình ảnh dưới đây, nhập thông tin sau:

Tại To: nhập số fax của người nhận

Tại Subject: nhập chủ đề nội dung của tài liệu cần gửi.

Tại phần soạn thảo: nhập nội dung.

Nhập Số Fax của người nhận và Chủ đề của tài liệu cần gửi (Ảnh: Internet)

Bước 4: Chọn Send

Bước 4: Nhấn vào ô Send để gửi tài liệu (Ảnh: Internet)

Gửi fax bằng gmail

Khi gửi fax bằng hình thức này, bạn cần có một tài khoản fax trực tuyến để thực hiện.

Bước 1: Mở hòm thư Gmail => chọn Soạn thư

Mở hòm thư và tạo thư mới (Ảnh: Internet)

Bước 2: Tại ô Đến: nhập số fax và phần mở rộng dịch vụ => điền chủ đề fax vào ô Chủ đề.

Nhập số fax và phần mở rộng của người muốn gửi fax (Ảnh: Internet)

Bước 3: Nhập nội dung phần soạn thảo hoặc tải tệp muốn gửi đi tại Đính kèm tệp.

Nhập nội dung hoặc đính kèm tệp muốn gửi (Ảnh: Internet)

Bước 4: Chọn Gửi.

Tiến hành gửi fax (Ảnh: Internet)

Gửi fax bằng máy photocopy

Các bước hướng dẫn sau đây thực hiện trên máy photocopy Xerox

Bước 1: Chọn Fax trên bảng điều khiển.

Tiến hành chọn chức năng gửi phách trên máy Photocopy (Ảnh: Internet)

Bước 2: Để bản gốc tài liệu trên ô tài liệu của máy photocopy => quét bản gốc.

Tiến hành quét bản gốc (Ảnh: Internet)

Bước 3: Nhập số Fax cần gửi

Nhập số Fax của người cần gửi (Ảnh: Internet)

Bước 4: Nhấn Start.

Ấn Start để gửi tài liệu (Ảnh: Internet)

Kết

Những chia sẻ trên đây mà Trường Trung cấp Bách Nghệ TP.HCM gửi đến bạn có thể giúp bạn đọc hiểu được Fax là gì, số Fax là gì. Gửi Fax không phải là cách thức mới nhưng cũng còn khá lạ lẫm với một số bạn trẻ. Những cách gửi Fax thông dụng, đơn giản nhất trên đây hy vọng sẽ giúp ích được nhiều đến bạn. Nếu còn điều gì thắc mắc, hãy chia sẻ với dưới comment nhé! Chúc các bạn thành công!

Đăng bởi: Trường Trung cấp Bách Nghệ TP.HCM

Chuyên mục: Tổng hợp